Eine Freundin von mir, die sehr gut organisiert ist obwohl sie sagt, dass sie sich nicht an alles erinnern kann, hat mir ihr System erläutert.

Hier der Anfang,
Überblick über Termine und Aufgaben
Es gibt drei verschiedene Betrachtungsweisen:

• Die Jahresansicht
• Die Monatsansicht
• Die Tagesansicht

Die Jahresansicht
In dieser Ansicht gehören alle Aufgaben/Meilensteine, die jedes Jahr wiederkehren, auch wenn sie keine feste Termine haben.

Ich habe dies als Tabelle in einem Textverarbeitungsprogramm umgesetzt, pro Monat drei Zeilen für Anfang, Mitte und Ende des Monats. Pro DIN A4 Seite zwei Monate.

Wenn es feste Termine gibt, die jedes Jahr am gleichen Datum fallen, trage ich auch das Datum mit ein.

Ich nehme die Jahresansicht mit mir zu Meetings mit, weil ich immer wieder etwas Neues an regelmäßigen Termine erfahre und sie so direkt eintragen kann.

Die Monatsansicht
Diese Ansicht braucht man, wenn man mehrere Personen, die im Auge zu behalten sind. Bei mir sind es die anderen Teammitglieder, bei anderen sind es die Familienmitglieder.

Hierhin gehören Sachen wie Urlaub, Ferien, Ausflüge und andere ganztägigen Ereignisse. Pro Tag und Person gibt es eine Tabellenzelle.

Dies habe ich mit einem preiswerten Familienkalender in DIN A4 Format gelöst, da ich sechs Personen im Blick halten will, mich eingeschlossen. Wären es mehr gewesen, hätte ich ebenfalls eine Tabelle mit einer Textverarbeitung mit der entprechenden Anzahl von Spalten erstellt.

Die Tagesansicht
Hier ist die Detailansicht. Hier ist es sinnvoll, die Uhrzeiten an der Seite zu sehen. Folgende Arten von Kalender eignen sich dafür:
Ein Buchkalender oder einzelne Blätter aus einem Zeitmanagementsystem oder auch Ausdrücke aus einem elektronischen System zu nutzen.

Für eine gute Übersicht ist die Ansicht zwei Seiten, eine Woche zu empfehlen.

Ich drucke aus meinem elektronischen Arbeitskalender heraus und nehme die Blätter mit. Wenn ich neue Termine festlege, trage ich sie um, wenn ich zurück im Büro bin. Somit können alle, die Zugriff auf meinem Kalender im Büro haben, eine relativ aktuelle Version sehen.

Wie geht das, fragen Sie sich. Wie kann ich irgendwas erreichen, wenn ich alles fallen lasse, um auf der Stelle etwas Neues zu machen?

In den Grundsätzen schrieb ich, dass dieser Grundsatz für Sie gilt, wenn Sie mehr Pläne machen, als Sie umsetzen.

Kennen Sie das: Sie merken, dass Sie seit ein paar Stunden nichts mehr getrunken haben und denken "Gleich hole ich was zum trinken", um zwei Stunden später zu merken, dass Sie sehr viel Durst haben? Oder Sie sortieren Ihre Papiere immer wieder in Fächern mit Namen, wie "Abheften", ohne abzuheften?

Wenn ja, dann fangen Sie an zu leben, anstelle davon zu träumen.

Im Kleinen:

• Wenn Sie denken "Ich müsste unbedingt staubsaugen", dann holen Sie den Staubsauger und tun Sie es. Fertig!
• Wenn Sie denken "Ich lege diese Briefe ab, werde sie später abheften, dann stehen Sie auf und heften Sie die Briefe ab
• Wenn Ihnen etwas stört, zum Beispiel Blumen sehen welk aus, weg damit!
• Wenn Sie einen Anruf tätigen wollen, denken aber, dass Sie das später machen werden, sorfort anrufen. Erledigt!
• Wenn Sie drei zu bügelnden Hemden haben und denken, dass es sich nicht lohnt, sie zu bügeln: Doch, es lohnt sich. Bügeln Sie sie weg.
• Wenn Sie eine Rechnung bekommen und denken, dass Sie diese Rechnung später überweisen werden: Stopp! Fertigen Sie sofort die Überweisung an. Über Homebanking gibt es oft die Möglichkeit, die tatsächliche Überweisung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen zu lassen.

Wieso funktioniert dies? Weil wir merken, dass wir etwas machen wollen/sollen/müssen und in diesem Moment keine Lust dazu haben. Wenn wir die Aufgabe mit Bestimmtheit und starker Stimme auf eine Zeit in die Zukunft verschieben, fühlen wir uns gut. Wir haben doch selbstbestimmt gehandelt. Wir fühlen uns, als ob wir die Aufgabe erledigt hätten.

Das ist einen billiger Trick. Genauso wie später, wenn wir 40 ungebügelte Hemden haben und sagen, "Jetzt habe ich keine Zeit zum Bügeln". Jetzt aber fühlen wir uns schuldig. So wächst die Unlust, diese Tätigkeiten zu machen.

Wenn wir aber auf der Stelle ein wenig machen, weil wir gerade daran gedacht haben, wird die Umwelt ein wenig schräg schauen, wir haben aber die Aufgabe tatsächlich erledigt. Ohne Tricks :-)

Ich gehe jetzt ein paar Hemden bügeln. Bis später.....

diedie